Crear una factura en Billivo es un proceso rápido y sencillo, diseñado para que puedas facturar en pocos minutos y con total cumplimiento de la normativa VeriFactu. Desde un único formulario podrás crear, validar y enviar tus facturas de forma segura.
Vídeo tutorial crear factura
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Pasos para crear una factura
Paso 1: accede a Facturas
Primero de todo, accede a la sección Facturas desde el menú lateral o mediante el botón morado con un ‘+’ ubicado en la esquina inferior derecha de la página de inicio.
Paso 2: selecciona una opción de factura
Haz clic en el botón Crear factura o en el panel derecho, dentro del apartado Acciones rápidas, selecciona Factura avanzada, Factura rápida o Ticket. Ten en cuenta que, en las opciones Factura rápida y Ticket, algunos campos y elementos aparecen preconfigurados o simplificados, ya que están pensados para una creación de facturas más ágil.
Paso 3: rellena el formulario
A continuación, rellena el formulario con los datos de la factura. Asegúrate de tener preparados los siguientes datos:
- Tipo de factura: especifica el tipo de factura que vas a emitir. Puedes elegir entre Factura nominal (F1) o Factura simplificada (F2).
- Cliente: selecciona un cliente existente o crea uno nuevo directamente desde este campo. El cliente quedará guardado para futuras facturas.
- Condiciones de pago: selecciona el plazo de pago acordado con tu cliente (por ejemplo, pago inmediato, 15 o 30 días). Puedes gestionar y crear nuevas condiciones de pago desde la configuración.
- Fecha de vencimiento: al seleccionar las condiciones de pago, la fecha de vencimiento se calcula automáticamente en función de la fecha de emisión de la factura establecida por defecto. No obstante, puedes modificarla manualmente si lo necesitas. Este dato es fundamental para el control de cobros y una correcta gestión fiscal.
- Moneda: La divisa de la factura es el euro (€) y es un campo inalterable. Actualmente, las facturas emitidas conforme a VeriFactu deben generarse en euros.
- IRPF: indica si la factura lleva retención de IRPF y selecciona el porcentaje aplicable según el tipo de actividad y cliente. Este dato es obligatorio en determinadas operaciones profesionales.
- Clave régimen (solo en Factura avanzada): selecciona la clave que identifica el régimen fiscal aplicable a la operación. Este campo es también obligatorio y garantiza el correcto tratamiento fiscal de la factura y su conformidad con VeriFactu.
- Calificación operación (solo en Factura avanzada): define la naturaleza fiscal de la operación (por ejemplo, entrega de bienes, prestación de servicios u otros supuestos específicos). Esta clasificación permite a la Agencia Tributaria interpretar correctamente la factura. Es un elemento prestablecido según la clasificación indicada en la ficha del cliente.
- Operación exenta (solo en Factura avanzada): indica si la operación está exenta de IVA y selecciona, en su caso, el motivo de exención conforme a la normativa vigente. Este campo debe completarse correctamente para evitar errores fiscales. Es un elemento prestablecido según la clasificación indicada en la ficha del cliente.
- Fecha de operación: indica la fecha en la que se realiza la operación o transacción. Este dato es esencial para el control de cobros y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Método de pago: selecciona el método de pago acordado con el cliente (transferencia bancaria, efectivo, tarjeta, etc.). Esta información se mostrará en la factura para facilitar el cobro.
- Cuenta bancaria: selecciona una cuenta bancaria existente o también puedes crear una nueva desde el apartado de configuración para mostrarla en la factura.
- Incluir campos adicionales de cabecera (opcional): en esta sección puedes completar información fiscal y administrativa que aplica a toda la factura y no a líneas concretas.
- Artículos: añade uno o varios artículos o servicios que se facturan. Puedes reutilizar artículos guardados para agilizar el proceso y mantener coherencia en precios e impuestos.
🔍Sigue los pasos de la guía «Cómo crear un nuevo producto o servicio» para configurarlos correctamente.
- Notas (opcional): Añade notas adicionales si lo deseas o puedes configurar notas preestablecidas desde configuración.
- Proforma (opcional): Selecciona el botón si es una factura proforma, por lo tanto no podrás enviarla a la AEAT y solo podrás guardarla como borrador.
Paso 5 (opcional): envía por email
Selecciona el botón Enviar por correo electrónico para que se envíe la factura automáticamente al ser validada.
Paso 6: envía a la AEAT
- Una vez revisados los datos. Haz clic en el botón Enviar a la AEAT para enviar la factura a la Agencia Tributaria.
- Si deseas guardar la factura sin enviarla a la AEAT, haz clic en el botón Guardar, y se guardará como borrador.
Vídeo tutorial cambiar logo
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Cómo cambiar el logo de tu factura
El logo que configures en Billivo se mostrará automáticamente en todas las facturas que emitas, ayudándote a mantener una imagen profesional y coherente, además de personalizar cada factura con tu propia marca.
Paso a paso para cambiar el logo:
- Accede al menú Ajustes desde el menú lateral.
- En la parte superior de la pantalla, localiza el recuadro de carga de imagen (zona destacada en lila), donde aparece un espacio reservado para el logo.
- Haz clic sobre ese recuadro.
- Selecciona la imagen que deseas utilizar como logo desde tu dispositivo.
- Tamaño máximo permitido: 2 MB.
- Formatos admitidos: JPG, JPEG o PNG.
- Una vez cargada, la imagen quedará guardada automáticamente y se aplicará a todas las facturas emitidas a partir de ese momento.
Cómo encontrar tus facturas
Consultar tus facturas en Billivo es totalmente gratuito y muy sencillo.
Sigue los siguientes pasos:
- Accede a la sección Facturas desde el menú lateral.
- Por defecto, verás el listado de Facturas creadas, con la información principal de cada una (cliente, total, estado, fechas, etc.).
- Para localizar una factura concreta, puedes utilizar el buscador situado en la parte superior e introducir el nombre del cliente o un dato identificativo.
- Si necesitas refinar la búsqueda, haz clic en el icono de Filtros. Consejo: el uso combinado de filtros te permite localizar facturas de forma muy precisa, incluso en listados con un gran volumen de documentos.
- Al abrir el panel de filtros, podrás acotar los resultados según distintos criterios:
- Estado: filtra las facturas según su situación (todas, borrador, enviadas, pagadas o vencidas).
- Intervalo de fechas: selecciona un rango personalizado indicando fecha de inicio y fin, o utiliza accesos rápidos como mes actual, mes pasado o último trimestre.
- Tipo de factura: filtra por tipo de documento (todas las facturas, facturas normales, facturas simplificadas o facturas rectificativas).
- Una vez seleccionados los filtros deseados, haz clic en Aplicar para ver los resultados.
- Si quieres eliminar los filtros y volver al listado completo, pulsa Limpiar.
Cómo encontrar el QR en tu factura
Todas las facturas generadas en Billivo incluyen un código QR conforme a la normativa VeriFactu.
Para encontrar el QR:
- Accede a Facturas desde el menú lateral.
- Selecciona la factura deseada o crea una nueva.
- Haz clic en el botón Descargar PDF, que se encuentra en el botón lateral derecho.
- En el archivo PDF encontrarás el QR de la factura. Al escanearlo, podrás acceder a la página de la Agencia Tributaria referente a tu factura.
Cómo importar y exportar facturas
Billivo te permite importar facturas mediante un archivo CSV, lo que resulta especialmente útil si migras desde otro software, así como exportar tus facturas de forma sencilla para su archivo, análisis o envío a tu gestor o asesor contable.
Pasos para importar facturas
- Accede al apartado Facturas.
- En el panel derecho, dentro de Herramientas, haz clic en Importar.
- Se abrirá la ventana Importar facturas.
- Descarga la plantilla CSV para asegurarte de que el formato es correcto.
- Completa la plantilla con los datos de tus facturas.
- Haz clic en Seleccionar CSV y sube el archivo.
Instrucciones importantes sobre el archivo CSV:- Cada fila representa un artículo o línea de factura, no una factura completa.
- Las facturas se agrupan mediante el campo invoiceGroupId. Todas las líneas con el mismo identificador formarán parte de la misma factura.
- Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*) en la plantilla y deben completarse para que la importación sea correcta.
- Por último, el sistema procesará el archivo y creará automáticamente las facturas en Billivo.
Recomendaciones antes de importar:
- Revisa que los datos fiscales (clientes, impuestos, importes) estén correctamente informados.
- Asegúrate de no modificar los nombres de las columnas de la plantilla.
- Si tienes dudas, prueba primero con un archivo pequeño antes de importar un gran volumen de facturas.
Vídeo tutorial descarga facturas
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Pasos para exportar facturas
- Accede a la sección Facturas desde el menú lateral.
- En el panel derecho, dentro del apartado Herramientas, haz clic en Exportar.
- A continuación, se abrirá una ventana emergente con los distintos formatos de exportación disponibles.
- Selecciona el formato que mejor se adapte a tus necesidades:
- Excel (.xlsx): es recomendado para revisión manual, análisis de datos o control interno.
- CSV (Genérico): este formato estándar es compatible con la mayoría de los programas de contabilidad.
- CSV (Sage 50): está preparado para importar directamente en Sage 50.
- CSV (Sage Active): está optimizado para Sage Active.
- CSV (Sage 100): es compatible con Sage 100.
- A3 (SUENLANCE.DAT): este formato es específico para el software contable A3.
- Para finalizar, tras seleccionar el formato, el archivo se descargará automáticamente en tu dispositivo.
Consejo: utiliza los filtros antes de exportar para descargar únicamente las facturas que necesitas (por fecha, estado o tipo de factura).