En Billivo, para crear un nuevo artículo (producto o servicio), hay que acceder al apartado de Catálogo. El catálogo te permite centralizar todos tus productos y servicios, de este modo se facilita su selección automática al crear facturas. Además, una correcta configuración ahorra tiempo, reduce errores y garantiza que los impuestos y precios se apliquen de forma predeterminada.
Si ya dispones de un catálogo de productos y servicios creado, Billivo te permite importar artículos y servicios de forma masiva mediante una plantilla. En este caso, esta opción es ideal para ahorrar tiempo y evitar la creación manual uno a uno.
Pasos para crear un producto o servicio de forma manual
Paso 1: Accede al Catálogo
Desde el menú principal de Billivo:
- Haz clic en Catálogo.
- En la pantalla principal del catálogo, pulsa el botón Añadir.
A continuación, se abrirá el formulario de creación de un nuevo artículo o servicio.
Paso 2: Completa los detalles del artículo
Seguidamente, rellena los campos del formulario según tus necesidades:
Nombre (obligatorio)
Introduce el nombre del artículo o servicio. Este nombre será el que aparecerá en las facturas.
Ejemplos:
- Café de especialidad 1kg
- Montaje de equipo 1/2 jornada
- Servicio de transporte Barcelona-Madrid
Tipo (obligatorio)
Selecciona el tipo de elemento que estás creando:
- Artículo: Productos físicos o unidades vendibles.
- Servicio: Trabajos, desplazamientos, mano de obra u otros servicios.
Este campo ayuda a diferenciar los conceptos dentro del catálogo.
Referencia interna (opcional)
Añade un código o referencia interna para facilitar la gestión o identificación del artículo.
Ejemplos:
- C-01
- SERV-MONTAJE
Descripción (opcional)
Incluye una descripción más detallada del artículo o servicio. Así, este texto puede aparecer en las facturas y es útil para aportar claridad al cliente.
Gestión de stock (solo para artículos)
Si el tipo seleccionado es Artículo, Billivo permite indicar que el producto tiene stock.
Al activar esta opción:
- Se controla la cantidad de unidades disponibles.
- El stock se actualiza automáticamente cuando el artículo se utiliza en las facturas.
- Puedes consultar el stock actual directamente desde el catálogo.
Los servicios no gestionan stock, ya que no representan unidades físicas.
Consulta la guía «Cómo añadir gestión de inventario (stock)».
Paso 3: Configuración de precio e impuestos
Precio (obligatorio)
- Introduce el precio unitario.
- Puedes indicar si el precio incluye impuestos activando la opción correspondiente.
IVA (obligatorio)
Selecciona el tipo de IVA aplicable:
- 0 %
- 4%
- 5 %
- 10 %
- 21 %
El IVA seleccionado se aplicará automáticamente cuando utilices este artículo en una factura.
Recargo de equivalencia (opcional)
Si tu actividad lo requiere, selecciona el porcentaje de recargo de equivalencia correspondiente. En caso contrario, deja la opción Sin recargo.
Paso 4: Resumen automático
Finalmente, en la parte inferior del formulario, Billivo mostrará un resumen con:
- Precio sin IVA
- Importe de IVA (si aplica)
- Precio final con IVA
Este resumen se actualiza automáticamente a medida que modificas el precio o los impuestos.
Paso 5: Guarda el artículo o servicio
Una vez revisados todos los datos, haz clic en Guardar para crear el artículo o servicio.
El nuevo elemento aparecerá inmediatamente en el catálogo y estará disponible para su uso en facturas y otros documentos.
Vídeo tutorial
Ver el vídeo tutorial en YouTube
Pasos para importar productos o servicios con plantilla
Si ya dispones de un listado de productos o servicios, Billivo te permite importar el catálogo de forma masiva utilizando una plantilla. Esta opción es ideal para acelerar la configuración inicial del sistema.
Paso 1: Accede al Catálogo
- Desde el menú principal, haz clic en Catálogo.
- En el panel derecho, dentro de Herramientas, pulsa Importar.
Paso 2: Descarga la plantilla
- Al acceder a la opción de importación, descarga la plantilla de catálogo proporcionada por Billivo.
- La plantilla está diseñada para garantizar que los datos se importen correctamente.
Importante: no modifiques la estructura ni los nombres de las columnas.
Paso 3: Rellena la plantilla
A continuación, completa la plantilla con la información de tus artículos o servicios. Los campos habituales incluyen:
- Nombre del artículo o servicio
- Tipo (artículo o servicio)
- Referencia interna (opcional)
- Descripción (opcional)
- Moneda
- Precio
- IVA
Asegúrate de que los formatos numéricos y los porcentajes de IVA sean correctos.
Paso 4: Sube el archivo
- Guarda la plantilla una vez completada.
- Vuelve a Billivo y selecciona el archivo para importarlo.
- Confirma la importación.
Paso 5: Revisa el catálogo
Una vez finalizado el proceso:
- Accede de nuevo a Catálogo.
- Verifica que todos los artículos y servicios se hayan creado correctamente.
- Por último, comprueba precios e impuestos.
Cómo modificar los datos de un producto o servicio
Para modificar los datos de un cliente:
- Accede al apartado Catálogo desde el menú lateral.
- Selecciona el producto o servicio cuyos datos deseas modificar.
- En el panel derecho, haz clic en Editar dentro del área de gestión.
- Actualiza la información necesaria y pulsa Actualizar al final del formulario para guardar los cambios.
Recomendaciones finales
En conclusión:
- Utiliza nombres claros y descriptivos para facilitar la identificación en facturas.
- Revisa siempre el IVA y el importe.
- Mantén las referencias internas consistentes para una mejor gestión.
Con el catálogo bien configurado, agilizarás significativamente tu proceso de facturación en Billivo.