En Billivo, el apartado de Clientes te permite gestionar de forma centralizada toda la información de tus clientes, tanto personas físicas como empresas.
Una correcta creación y configuración del cliente es fundamental para agilizar la facturación, evitar errores en los datos fiscales y aplicar automáticamente condiciones de pago, impuestos y métodos de cobro.
Además de la creación manual, Billivo permite importar clientes de forma conjunta mediante una plantilla, lo que resulta especialmente útil si ya dispones de una base de datos previa.
Pasos para crear un cliente de forma manual
Paso 1: Accede Clientes
Desde el menú principal de Billivo:
- Haz clic en Clientes.
- En la pantalla principal, pulsa el botón Añadir cliente, ubicado en el panel derecho de Acciones rápidas.
Se abrirá el formulario de creación de un nuevo cliente.
Paso 2: Selecciona el tipo de cliente
En la sección Información básica, selecciona el tipo de cliente:
- Persona: para clientes particulares o autónomos.
- Compañía: para empresas o sociedades.
Según el tipo seleccionado, el formulario mostrará los campos correspondientes.
Paso 3: Completa la información básica
Para clientes tipo Persona
- Nombre (obligatorio): nombre del cliente.
- Apellido (obligatorio): apellidos del cliente.
Para clientes tipo Compañía
- Nombre de la compañía (obligatorio): razón social de la empresa.
Estos datos serán los que aparezcan por defecto en las facturas y documentos.
Paso 4: Añade la información de contacto
En la sección Información de contacto, completa los siguientes campos:
- Correo electrónico (obligatorio): dirección de email del cliente. Puedes añadir hasta 3 correos electrónicos distintos a los que poder enviar tus facturas.
- Teléfono (opcional): número de contacto.
El correo electrónico se utilizará para el envío de facturas y comunicaciones.
Paso 5: Introduce la dirección
En la sección Dirección, puedes indicar los datos postales del cliente:
- Línea de dirección 1: calle y número.
- Línea de dirección 2 (opcional): apartamento, oficina, piso, etc.
- Ciudad/Municipio
- Código Postal
- País
Esta información es especialmente relevante para facturación y cumplimiento fiscal.
Paso 6: Configura la información adicional
En la sección Información adicional, podrás definir parámetros fiscales y operativos:
- NIF/NIE (personas) o CIF (compañías): identificación fiscal del cliente.
- VAT ID: identificador de IVA intracomunitario, si aplica.
- Condiciones de pago por defecto: plazo de pago que se aplicará automáticamente en las facturas. Este punto se puede modificar al crear la factura si fuera necesario.
- Método de pago por defecto: transferencia, efectivo, domiciliación, etc. Este punto se puede modificar al crear la factura si fuera necesario.
- Calificación de la operación: clasificación fiscal de la operación. Este punto se puede modificar al crear la factura si fuera necesario.
- Operación exenta: selecciona esta opción si la operación está exenta de IVA. Este punto se puede modificar al crear la factura si fuera necesario.
Estos valores se aplicarán automáticamente al crear facturas para este cliente, ahorrando tiempo y evitando errores.
Paso 7: Guarda el cliente
Una vez revisada toda la información:
- Haz clic en Guardar para crear el cliente.
- Si deseas salir sin guardar, pulsa Cancelar.
El cliente quedará registrado y aparecerá inmediatamente en el listado de clientes, disponible para su uso en facturas y otros documentos.
Vídeo tutorial
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Pasos para importar clientes mediante plantilla
Si ya dispones de un listado de clientes, Billivo te permite importarlos de forma masiva.
Paso 1: Accede a la opción de importación
- Entra en Clientes desde el menú principal.
- En el panel derecho, dentro de Herramientas, haz clic en Importar.
Paso 2: Descarga la plantilla
- Descarga la plantilla de clientes proporcionada por Billivo.
- La plantilla está diseñada para asegurar una importación correcta.
Importante: no modifiques la estructura ni los nombres de las columnas.
Paso 3: Completa los datos básicos
Completa la plantilla con los datos de tus clientes, como:
- Tipo de cliente (persona o compañía)
- Nombre, apellidos o razón social
- Correo electrónico y teléfono
- Dirección completa
- NIF/NIE o CIF
Verifica que los formatos de texto y números sean correctos. Los datos obligatorios aparecerán en plantilla con un asterisco (*).
Paso 4: Sube el archivo
- Guarda el archivo una vez completado.
- Vuelve a Billivo y selecciona el archivo para importarlo.
- Finalmente, confirma la importación.
Paso 5: Revisa los clientes importados
Tras finalizar el proceso:
- Accede al listado de Clientes.
- Comprueba que todos los registros se hayan creado correctamente.
- Revisa especialmente los datos fiscales y de contacto.
Cómo modificar los datos de un cliente
Para modificar los datos de un cliente:
- Primero, accede al apartado Clientes desde el menú lateral.
- A continuación, selecciona el cliente cuyos datos deseas modificar.
- Después, en el panel derecho, haz clic en Editar dentro del área de gestión.
- Actualiza la información necesaria y pulsa Actualizar al final del formulario para guardar los cambios
Recomendaciones finales
- Introduce siempre el NIF, NIE o CIF para evitar errores fiscales.
- Define condiciones y métodos de pago por defecto para agilizar la facturación.
- Revisa el correo electrónico antes de guardar el cliente.
- Mantén los datos actualizados para un mejor control.
Con una correcta gestión de clientes, Billivo te permitirá emitir facturas de forma más rápida, precisa y profesional.