La llegada de VeriFactu va a cambiar la manera en la que los autónomos y las empresas gestionan su facturación. Aunque la entrada en vigor definitiva se ha aplazado hasta 2027, cada vez son más los negocios que están buscando un software compatible con VeriFactu que les permita adaptarse con tiempo y evitar problemas en el futuro.
La normativa no solo afecta a grandes organizaciones, sino que también impacta en pymes, comercios, negocios digitales y autónomos que emiten facturas a diario. Y es aquí donde surge la duda a todos estos profesionales de cómo saber si el programa que elijan cumple con VeriFactu.
Decidirse por un software compatible con VeriFactu no puede basarse solo en que emita facturas estructuradas, sino que debe garantizar la integridad, la trazabilidad, la conservación de los registros y el cumplimiento técnico de accesibilidad con la Agencia Tributaria (AEAT).
Tomar una mala decisión en este punto puede conllevar a sanciones en el futuro. Por eso es el momento para para entender qué exige la ley y qué características debe tener una solución para cumplir con la normativa.
¿Qué es un software compatible con VeriFactu y qué implica su cumplimiento?
Un software compatible con VeriFactu es aquel que cumple con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria dentro del reglamento de sistemas informáticos de facturación de VeriFactu, con el objetivo de reducir el fraude fiscal y garantizar que las facturas emitidas sean íntegras, trazables e inalterables. Para conseguir esto, Hacienda exige que los programas de facturación incorporen mecanismos específicos de control y registro como son:
- Generación de registros inalterables.
- Inclusión de huella digital o hash.
- Código QR en las facturas.
- Conservación segura de la información.
- Posibilidad de envío automático de registros a la AEAT.
- Imposibilidad de eliminar o modificar facturas emitidas sin trazabilidad.
Además, el cumplimiento no depende solo del software. También es importante cómo se utiliza. Un sistema puede estar homologado, pero si no se configura correctamente o no se mantiene con las actualizaciones normativas al día, las empresas podrían incumplir la ley.
Por eso es importante optar por un software compatible con VeriFactu que no solo cumpla hoy, sino que de las garantías de seguir adaptándose automáticamente a los cambios que puedan surgir.
Requisitos técnicos que debe cumplir un software compatible con VeriFactu
A la hora de elegir un software compatible con VeriFactu, es importante comprobar que cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas. VeriFactu establece que cada documento emitido debe generar un registro único e inalterable, permitiendo seguir todo su recorrido desde la creación hasta su almacenamiento, y evitando así cualquier modificación que no quede registrada en el historial del documento.
Además, el sistema debe ser capaz de incluir un código QR y la huella digital o hash del documento exigido por la normativa, facilitando así la verificación de las facturas y fortaleciendo la transparencia de los procesos de facturación de las empresas. La información debe conservarse de forma segura, accesible y legible durante los plazos que establece la ley, de forma que pueda revisarse de manera fácil y directa en caso de ser necesario por parte de la Agencia Tributaria.
También es importante valorar otros puntos al elegir una solución, como es la seguridad de los datos y los accesos de los usuarios, las actualizaciones automáticas si hay cambios o modificaciones en la normativa y la facilidad de uso.
La normativa seguirá evolucionando en los próximos años, por lo que trabajar con una plataforma que se adapte automáticamente a las modificaciones legales es muy importante. Además, un software compatible con VeriFactu debe tener un valor añadido, ya que conviene que simplifique la gestión diaria de las operaciones, permitiendo emitir facturas, gestionar clientes y consultar registros desde una interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo.
Otro punto fundamentas es el acompañamiento,: la solución elegida debe contar con los especialistas adecuados para que la solución se adapte a la empresa y poder acompañarlos en todo el proceso de integración para garantizar su correcto funcionamiento.
Cómo saber si un software compatible con VeriFactu está preparado
Cada vez hay más soluciones de facturación que aseguran estar adaptadas a la normativa, pero no todas ofrecen las mismas garantías. Antes de elegir una herramienta es importante comprobar que el proveedor está al tanto y cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
También es relevante tener en cuenta cómo evoluciona el software a lo largo del tiempo. Una solución preparada para VeriFactu debería integrar los cambios legales de forma automática si la normativa sufre modificaciones, evitando que las empresas tengan que realizar actualizaciones manuales o modificaciones técnicas para seguir cumpliendo con la ley.
También hay que valorar que la herramienta cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva que tenga la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, las integraciones con otras herramientas de gestión sean posible y fácil, además de la calidad del soporte técnico y el acompañamiento en el proceso de adaptación ya que pueden surgir dudas o necesidades específicas, por lo que contar con un proveedor que ofrezca esa asistencia especializada puede marcar la diferencia.
Riesgos de elegir un software compatible con VeriFactu que no cumple
Elegir un software compatible con VeriFactu que realmente no esté preparado para la normativa puede generar grandes problemas a medio y largo plazo. El primero de ellos es el riesgo de incumplimiento de la ley, ya que la AEAT exigirá que los registros de facturación sean íntegros, trazables y verificables. Si el sistema no cumple con estos requisitos, la empresa podría enfrentarse a sanciones económicas importantes, que pueden afectar a la continuidad del negocio.
Además, utilizar una herramienta inadecuada suele producir costes adicionales, ya que tendrán que migrar todo su sistema a otro software que sí este homologado, – lo que implicará dedicar tiempo y recursos a la transición.
Asimismo, pueden generarse problemas de productividad al trabajar con una plataforma que no es adecuada, así como riesgos de seguridad o de conservación de la información. Un sistema que no garantice la privacidad de los datos y el almacenamiento de los registros fiscales puede dificultar el acceso a esta información cuando sea necesario en el futuro.
Por eso, más allá de cumplir con la normativa, siempre se recomienda escoger una solución que evolucione con los cambios regulatorios y permita a la empresa trabajar con tranquilidad a largo plazo.
Por qué Billivo es un software compatible con VeriFactu seguro para tu negocio
Billivo está diseñado para ayudar a autónomos y empresas a adaptarse a VeriFactu de forma sencilla y sin complicaciones técnicas, con la tranquilidad de contar con una solución que cumple con los requisitos de la normativa. La plataforma garantiza la trazabilidad de las facturas y la conformidad de los criterios establecidos por la Agencia Tributaria.
Además del cumplimiento legal, Billivo simplifica la gestión diaria al permitir crear facturas, gestionar los clientes, controlar los cobros y consultar los registros desde cualquier dispositivo. Cuenta con la flexibilidad de adaptarse a los distintos tipos de negocio, desde autónomos y comercios hasta empresas de servicios o tiendas online, taxis y VTCs.
Por otra parte, ofrece con un equipo de soporte especializado que acompaña a los usuarios durante todo el proceso de adaptación.
Prepararse con antelación permite familiarizarse con el sistema, digitalizar los procesos de forma progresiva y evitar las prisas de última hora. Disponer de un software compatible con VeriFactu como Billivo es una forma fácil y sin complicaciones de cumplir con la ley.