Desde «Empleados» puedes gestionar las personas que forman parte de tu empresa en Billivo Time: crear sus accesos, consultar su actividad, asignarles una jornada laboral y mantener actualizado su estado. También puedes consultar su historial de fichajes y ausencias, revisar sus solicitudes, exportar sus registros y activar o desactivar su acceso a la aplicación.
La gestión se realiza desde el listado de empleados y desde la ficha individual de cada persona. El empleado no necesita registrarse por su cuenta: la empresa crea su acceso desde Billivo Time.
Consultar el listado de empleados
Al acceder a «Empleados» encontrarás el listado de las personas dadas de alta en tu empresa, ordenado alfabéticamente por nombre.
Cada empleado aparece con:
- Nombre
- Correo electrónico
- Estado actual: Fichado, En pausa, Desconectado, Inactivo o Eliminado, según corresponda
Cuando un empleado tiene alguna solicitud de ausencia pendiente de revisión, aparece un indicador junto a su nombre.
- Abre «Empleados» desde el menú de la empresa
- Desplázate por el listado para consultar los empleados
- Pulsa sobre un empleado para abrir su ficha
Buscar un empleado
Si tienes muchos empleados dados de alta, puedes utilizar el buscador para localizar rápidamente a una persona.
- Pulsa sobre el campo «Buscar por nombre o correo» situado en la parte superior del listado
- Escribe el nombre, apellido o correo electrónico del empleado
- Pulsa sobre el empleado que quieres consultar
Los resultados se filtran automáticamente mientras escribes.
Dar de alta un nuevo empleado
Puedes crear el acceso de un nuevo empleado directamente desde Billivo Time. Una vez completado el alta, el sistema enviará a la dirección de correo indicada la información necesaria para acceder a la aplicación.
- En «Empleados», pulsa el botón flotante «+».
- En la ventana «Dar de alta empleado», introduce el «Nombre», «Apellido» y «Email» del empleado.
- En «Seleccionar jornada», elige la jornada laboral que tendrá asignada. Si solo tienes una jornada creada, esta se seleccionará automáticamente.
- Si todavía no tienes ninguna jornada laboral creada, pulsa «Ir a jornadas» para crearla antes de continuar.
- Pulsa «Guardar».
El nuevo empleado aparecerá en el listado una vez completado el proceso.
Nota: El Nombre, Apellido, Email y la jornada laboral son obligatorios. Comprueba que la dirección de correo sea correcta antes de guardar, ya que será la dirección utilizada para enviar el acceso a Billivo Time.
Además, no puedes crear dos empleados con la misma dirección de correo electrónico.
Consultar la ficha de un empleado
Desde la ficha individual puedes consultar la información del empleado y su historial de actividad. En la parte superior encontrarás su nombre, correo electrónico y estado actual. Debajo se muestran los fichajes y las ausencias agrupados por día.
Puedes utilizar los campos «Desde» y «Hasta» para consultar únicamente un período determinado.
- Pulsa sobre el empleado que quieres consultar desde el listado.
- Selecciona las fechas para establecer el período que quieres revisar.
- Consulta los días mostrados y despliega cada uno para ver sus registros.
En cada jornada puedes consultar las entradas, salidas y pausas registradas.
Si un fichaje ha sido corregido, también podrás consultar el detalle de esa corrección desde el propio registro.
Cambiar la jornada laboral
Puedes cambiar la jornada laboral asignada a un empleado cuando sea necesario, por ejemplo, si cambia su horario de trabajo.
- Abre la ficha del empleado.
- En la versión web, pulsa «Jornada laboral» en la barra lateral. En móvil, abre el menú de opciones y pulsa «Cambiar jornada».
- Selecciona la nueva jornada laboral. La jornada que tiene asignada actualmente aparece identificada como «Actual».
- Pulsa «Confirmar» para aplicar el cambio.
La nueva jornada quedará asignada al empleado y Billivo Time mostrará un aviso confirmando la actualización.
Revisar las solicitudes de ausencia
Desde la ficha de cada empleado puedes consultar sus solicitudes de ausencia y vacaciones pendientes de revisión.
Si existen solicitudes pendientes, junto a la opción correspondiente aparece un indicador con el número de solicitudes que están por resolver.
- Entra en la ficha del empleado.
- En la versión web, pulsa «Revisar solicitud» dentro de la tarjeta «Solicitudes de ausencia». En móvil, abre el menú de opciones y pulsa «Solicitudes de ausencia».
- Selecciona la solicitud que quieres revisar.
Desde ahí puedes consultar la solicitud y aprobarla o rechazarla.
🔍 Para conocer en detalle cómo gestionar estas solicitudes, consulta la guía «Cómo gestionar las solicitudes de ausencia del equipo».
Exportar los fichajes a Excel
Puedes exportar a Excel los fichajes y el resumen de horas de un empleado correspondientes al período seleccionado.
- En la ficha del empleado, selecciona el rango de fechas que quieres exportar utilizando «Desde» y «Hasta».
- En la versión web, pulsa «Exportar Excel» en la barra lateral. En móvil, abre el menú de opciones y pulsa «Exportar Excel».
- Espera a que Billivo genere el archivo.
Cuando la exportación termine correctamente, aparecerá un aviso y comenzará la descarga del archivo.
Activar o desactivar un empleado
Si un empleado deja temporalmente de trabajar para la empresa o ya no debe tener acceso a Billivo Time, puedes desactivar su cuenta.
Al desactivarlo:
- Su estado cambia a «Inactivo».
- Aparece atenuado en el listado de empleados.
- Deja de tener acceso a Billivo Time.
- Su historial de fichajes y ausencias se conserva.
- Puedes volver a activarlo cuando sea necesario.
Desactivar un empleado
- Abre la ficha del empleado.
- Pulsa «Desactivar» en la barra lateral de la versión web o en el menú de opciones de la aplicación móvil.
- Confirma la acción en el aviso que aparece.
Billivo Time mostrará un mensaje confirmando la desactivación y el empleado aparecerá como «Inactivo» en el listado.
Volver a activar un empleado
Si el empleado está inactivo, puedes recuperar su acceso desde la misma ficha.
- Abre la ficha del empleado.
- Pulsa «Activar».
- Confirma la acción.
El empleado volverá a estar activo y su estado se actualizará en el listado.
Nota: La gestión de empleados no permite eliminar completamente una cuenta desde esta pantalla. Si quieres retirar el acceso de un empleado y conservar su historial, utiliza «Desactivar».