En el apartado Reservas ves todas las citas de tus clientes, creas reservas a mano y cambias su estado: puedes marcarlas como completadas o como no presentadas, o cancelarlas.
En esta guía te explicamos cómo hacerlo.
Cómo consultar tus reservas
- En la web: haz clic en “Reservas” en el menú lateral.
- En la app móvil: toca la pestaña “Más” y elige “Reservas”.
Puedes filtrar el listado con el desplegable:
- Próximas (por defecto): reservas confirmadas que empiezan a partir de ahora, de la más cercana a la más lejana.
- Pasadas: reservas que ya han empezado y están Confirmadas, Completadas o No se presentó.
- Canceladas: las canceladas por el cliente o por ti.
- Todas: sin filtro.
Para buscar, escribe en “Buscar por cliente o servicio” y pulsa Intro. Billivo busca en el nombre y el correo del cliente y en el servicio. Cada tarjeta muestra el día, el servicio, el estado, el horario, el cliente, su correo, el importe y, si ya tiene factura, la marca Facturada. Haz clic en una tarjeta para abrir su detalle.
Estados de una reserva
- Confirmada: reserva válida, creada por el cliente o por ti.
- Cancelada por el cliente: la canceló el propio cliente desde el enlace de su correo.
- Cancelada por ti: la cancelaste tú desde Billivo.
- Completada: la marcaste como realizada.
- No se presentó: marcaste que el cliente no acudió.
Una reserva cuya hora ya ha pasado y sigue Confirmada aparece en Pasadas. Para tenerla ordenada, márcala como Completada o No se presentó.
Cómo crear una reserva a mano
Necesitas al menos un servicio reservable.
🔍 Consulta la guía «Cómo activar las reservas online» si todavía no tienes ninguno.
Paso 1: Inicia una reserva nueva
Haz clic en “Nueva reserva”: en el ordenador, en el panel Acciones rápidas; en el móvil, en el botón flotante.
Paso 2: Indica la cita
En la sección Cita, elige el Servicio, la Fecha y la Hora de inicio (por defecto, 09:00; va de 15 en 15 minutos). En Bloques, indica cuántos bloques dura la cita (por defecto, 1). Debajo verás cuánto dura cada bloque.
Paso 3: Añade los datos del cliente
En la sección Cliente, escribe el Nombre y el Correo electrónico, que son obligatorios. Si quieres, añade el Teléfono y una Nota del cliente.
Paso 4: Guarda la reserva
Haz clic en “Guardar” y confirma con “Sí”. Verás el mensaje “Reserva creada”. Billivo enviará al cliente un correo de confirmación con un botón para cancelar. Si el correo no se pudiera enviar, la reserva se crea igualmente.
Importante: al crear una reserva a mano, Billivo no comprueba tu horario semanal, tus excepciones, la antelación mínima ni los bloques mínimos y máximos. Solo comprueba que no se solape con otra reserva. Así puedes apuntar una cita fuera de horario, pero tendrás que controlarlo tú.
Avisos al crear una reserva
- “Ese horario ya está ocupado por otra reserva. Elige otra fecha u hora.” Ya hay otra reserva en ese hueco.
- “Reserva creada, pero sin margen”. La reserva queda pegada a otra y no respeta el margen entre reservas del servicio, pero se crea igualmente.
- Si dejas un campo obligatorio vacío o el correo no es válido, verás el aviso correspondiente.
Cómo cambiar el estado de una reserva
El Detalle de la reserva muestra el servicio y su estado; la Cita (fecha, horario e importe total); el Cliente (nombre, correo, teléfono y nota), y las Respuestas del formulario, si tu cliente rellenó campos extra. Las acciones están en el panel Acciones de la derecha en el ordenador, o debajo del detalle en el móvil.
- “Marcar como completada”: confirma el aviso “La reserva pasará a completada.” y verás el mensaje “Estado actualizado”. No se envía ningún correo al cliente.
- “Marcar como no presentado”: confirma el aviso “La reserva quedará marcada como no presentada.”
- “Cancelar reserva”: el hueco vuelve a quedar libre y el cliente recibe un aviso por correo. Haz clic en “Confirmar” y verás el mensaje “Reserva cancelada”. El estado pasará a Cancelada por ti.
- “Crear factura” o “Crear ticket”: genera la factura de la reserva.
🔍 Consulta la guía «Cómo facturar una reserva» para ver el proceso completo.
Importante: una reserva cancelada no se puede reactivar. Si el cliente quiere volver a reservar, crea una reserva nueva.
Lo que no se puede hacer
- Eliminar una reserva, esté en el estado que esté: solo se puede cancelar.
- Editar la fecha, la hora, el cliente o la duración de una reserva. Para cambiarla, cancélala y crea otra.
Recomendaciones
- En el listado y en el detalle, las horas se muestran en la zona horaria de tu dispositivo.