La factura electrónica B2B es uno de los grandes cambios que transformarán la gestión de empresas y autónomos en España. Aunque muchas organizaciones ya utilizan herramientas para emitir sus facturas, la nueva normativa supondrá un paso más en la digitalización de los procesos comerciales entre las empresas, ya que cambiarán los formatos tradicionales para dar el paso hacia los formatos electrónicos estructurados.
Es normal que surjan dudas entre la factura electrónica B2B y VeriFactu. Aunque las dos forman parte del proceso de digitalización lanzado por la Administración, no son la misma obligación ni regulan los mismos aspectos de la facturación.
Mientras que la factura electrónica B2B, impulsada por la Ley Crea y Crece, regula el intercambio de facturas entre empresas, VeriFactu se desarrolla a partir de la Ley Antifraude y establece los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación para garantizar la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de las facturas emitidas.
La factura electrónica B2B afectará a empresas y autónomos que realicen operaciones con otras empresas, mientras que VeriFactu afectará principalmente a pymes y autónomos que no cumplen con el Suministro Inmediato de Información (SII), independientemente de que sus clientes sean otras empresas, particulares o la Administracion. Entender esta diferencia es básico para que las pymes, los autónomos y las empresas puedan prepararse para ambas normativas y adaptar sus procesos.
Qué es una factura electrónica B2B
La factura electrónica B2B es un documento emitido entre las empresas en un formato digital estructurado que permite su automatización. La diferencia con una factura en PDF enviada por correo electrónico es que este tipo de factura permite que los sistemas puedan leer, procesar y validar automáticamente la información enviada.
Entre sus principales objetivos están mejorar la eficiencia administrativa, facilitar la trazabilidad de operaciones realizadas y reducir los errores humanos. La Ley Crea y Crece establece que la factura electrónica B2B será obligatoria para las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Aunque todavía falta el desarrollo reglamentario definitivo, las empresas deben prepararse para trabajar con las plataformas y los programas que sean compatibles con este nuevo modelo.
Las fechas esperadas para la facturación electrónica son:
- 01 de octubre de 2027: Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán adaptarse a las obligaciones de la factura electrónica B2B.
- 01 de octubre de 2028: La obligación de utilizar la factura electrónica B2B se ampliará al resto de empresas y profesionales.
- 01 de octubre de 2029: Los autónomos y las entidades en régimen de atribución de rentas con una facturación anual de hasta 8 millones de euros deberán comunicar el estado de las facturas.
Es importante destacar que la factura electrónica B2B y VeriFactu son obligaciones diferentes. La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre organizaciones a través de formatos estructurados. VeriFactu establece cómo deben funcionar los programas de facturación para garantizar que las facturas emitidas sean trazables e inalterables. Aunque las dos van en la misma línea hacia la digitalización de los procesos, cada una tiene unos objetivos y requisitos distintos.
Cómo afecta VeriFactu a las relaciones entre empresas
Aunque VeriFactu no regula el intercambio de facturas entre empresas, sí tiene cambios importantes en la forma en que los autónomos y pymes generan y registran sus facturas. Su objetivo se centra en los sistemas de facturación para emitir los documentos, independientemente de si el destinatario es otra empresa, un particular o la Administración.
- Mayor trazabilidad: Cada factura emitida deberá quedar registrada de forma segura y verificable. Eso aumenta el control de las operaciones y facilita la supervisión fiscal.
- Adaptación de los sistemas de facturación: Los autónomos y pymes deberán utilizar soluciones que cumplan los requisitos técnicos establecidos por VeriFactu para garantizar la integridad y la trazabilidad de las facturas emitidas.
- Más automatización: La integración entre plataformas permitirá agilizar tareas como el registro contable, la validación de los datos, el seguimiento de los pagos o la conservación de los documentos durante el plazo legalmente establecido.
- Reducción de errores: Al digitalizar la mayoría de las acciones, se cometerán menos incidencias de datos incorrectos, duplicidad de documentos o errores fiscales.
- Aumento de la transparencia fiscal: Facilita la verificación de las facturas emitidas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de la Agencia Tributaria (AEAT).
Cambios en los procesos de facturación
Los cambios producidos por la factura electrónica B2B y de VeriFactu afectan a diferentes áreas de la gestión empresarial. La factura electrónica B2B transforma la forma en la que las empresas intercambian facturas y comunican determinados estados de pago. VeriFactu se basa en garantizar que los sistemas de facturación registren correctamente las facturas emitidas.
La implantación de la factura electrónica B2B tendrá cambios importantes en las operaciones diarias de las empresas. Muchas organizaciones todavía gestionan facturas en papel o hojas Excel. Con la nueva normativa, estos sistemas no cumplirán con los requisitos de la AEAT. En muchos casos, será necesario integrar las plataformas con los ERP y otros sistemas internos.
Por eso, otro de los puntos más importantes será la conservación de la documentación en el formato digital que establece la normativa. Los documentos deberán ser accesibles y legibles para posibles revisiones o inspecciones. Todo esto permitirá mejorar la trazabilidad de los pagos y los cobros, así como agilizar mucho más los procesos contables al reducir los tiempos administrativos, la automatización de tareas y minimizar los posibles errores humanos.
Obligaciones para pymes y empresas
La obligatoriedad de la factura electrónica B2B afectará tanto a las empresas como a los autónomos que realicen transacciones con otras empresas y autónomos, por lo que deberán intercambiar sus facturas mediante formatos electrónicos estructurados conforme a lo establecido por la Ley Crea y Crece. Esta obligación es independiente de VeriFactu, que regula los requisitos técnicos de los sistemas de facturación utilizados para emitir las facturas.
La factura electrónica B2B afecta a los autónomos y las empresas que facturen a otras organizaciones. En cambio, VeriFactu se aplica a los sistemas de facturación utilizados para emitir las facturas a cualquier destinatario, ya sean empresas, consumidores finales o la Administración.
Además, las empresas deberán asegurarse de que sus herramientas de facturación cumplan con los requisitos establecidos por VeriFactu cuando esta normativa resulte aplicable, para garantizar sus obligatoriedades como la trazabilidad, la conservación de la información y la integridad de los registros de facturación. Como muchas de las soluciones actuales no cumplen con todos estos requisitos, es importante anticiparse a la normativa. Puede ser necesario preparar al equipo de la empresa con formación, o reorganizar de manera interna las funciones administrativas o contables.
Cómo Billivo facilita la facturación
La adaptación a los nuevos requisitos de digitalización de la facturación no tiene por qué ser algo complicado si se cuenta con una herramienta que facilite la gestión diaria del negocio.
Billivo ayuda a los autónomos y las empresas a digitalizar sus procesos de facturación de forma sencilla y rápida. Permite emitir facturas, gestionar clientes y controlar tareas administrativas desde una única plataforma intuitiva y que cumple con los requisitos de la AEAT.
Además, ayuda con el trabajo diario, ya que también automatiza tareas, reduce los errores humanos y ahorra tiempo, consiguiendo así una gestión más eficaz de los recursos. Billivo evoluciona junto a la normativa y sus futuras actualizaciones: las actualizaciones se incorporan en la herramienta de manera automática. Así. los usuarios pueden seguir trabajando con la tranquilidad de que cumplen con la normativa.
Comenzar a digitalizar los procesos de facturación desde ahora permite a las empresas y los autónomos adaptarse a los cambios normativos y mejorar su eficiencia. Con Billivo, es sencillo dar el paso en esta transformación digital a través de una gestión más ágil, organizada y eficiente de la facturación y de las tareas administrativas.