Desde la sección «Datos» de Billivo puedes consultar los fichajes de tu equipo por día y exportar esa información en formato Excel. Puedes seleccionar el periodo y los empleados que quieres incluir, revisar los datos antes de descargarlos y generar un informe con el detalle de los fichajes y un resumen de las horas.
Esta guía explica cómo acceder a los datos, aplicar filtros, revisar la información y descargar el informe en Excel.
Acceder a los datos de fichajes
La sección «Datos» muestra automáticamente los fichajes de la semana en curso.
- Abre el menú de Billivo Time.
- Selecciona «Datos».
- Espera a que termine de cargarse la información. Los fichajes de la semana actual aparecerán agrupados por día.
Filtrar el periodo
Puedes seleccionar las fechas que quieres consultar y exportar mediante los campos «Desde» y «Hasta». La vista previa se actualiza automáticamente al cambiar cualquiera de las fechas.
- Toca «Desde» y selecciona la fecha de inicio del periodo.
- Toca «Hasta» y selecciona la fecha de fin del periodo.
Nota: El periodo seleccionado se aplica tanto a la información que ves en pantalla como al archivo Excel que descargues.
Filtrar por empleado
También puedes limitar la información a un empleado concreto o consultar los fichajes de toda la plantilla.
- Toca el selector situado bajo «Empleados».
- Utiliza el campo «Buscar» para localizar a un empleado por su nombre.
- Toca el empleado que quieras consultar.
Si quieres incluir a toda la plantilla, deja el campo de búsqueda vacío y selecciona «Todos los empleados».
Nota: Si seleccionas un único empleado, tanto la vista previa como el informe Excel mostrarán únicamente sus fichajes dentro del periodo seleccionado.
Revisar la información antes de exportar
La vista previa muestra los datos agrupados por día para que puedas comprobar la información antes de generar el informe.
Cada tarjeta incluye un resumen del día con:
- Número de empleados con algún registro
- Ausencias registradas
- Total de horas trabajadas
- Diferencia respecto a las horas esperadas, incluyendo las horas extra o las horas de menos
Toca una tarjeta de día para desplegar su información. Revisa el detalle de cada empleado: hora de entrada, hora de salida, duración de la pausa y, cuando corresponda, ubicación del fichaje.
Las ausencias y vacaciones aparecen diferenciadas de los fichajes mediante su correspondiente indicador.
Nota: Si no existen fichajes para el periodo o los empleados seleccionados, aparecerá el mensaje «No hay datos para exportar». En ese caso, modifica las fechas o el empleado seleccionado antes de intentar generar el informe.
Descargar el informe en Excel
Cuando hayas comprobado que los filtros y los datos son correctos, puedes generar el archivo Excel.
- Comprueba que el periodo seleccionado en «Desde» y «Hasta» es correcto
- Comprueba que en «Empleados» aparecen los empleados que quieres incluir
- Toca el botón de descarga situado en la esquina inferior derecha
- Espera a que termine la generación del archivo
- Cuando la exportación finalice correctamente, Billivo mostrará un aviso de confirmación.
Según el dispositivo que utilices, el archivo se descargará directamente o aparecerá una ventana para elegir dónde guardarlo o con qué aplicación compartirlo.
Nota: En Android, Billivo Time puede solicitar permiso para elegir la carpeta donde guardar el archivo. Si no concedes este permiso, la descarga se cancela y tendrás que volver a iniciar la exportación.
Qué contiene el archivo Excel
El informe generado contiene dos hojas:
- Registros: Incluye una fila por cada fichaje del periodo, con la fecha, empleado, hora de entrada, hora de salida, pausa, horas trabajadas, horas esperadas, horas extra, lugar de trabajo y estado de la ubicación. Las ausencias y vacaciones se identifican como tales en lugar de mostrar horas de fichaje.
- Resumen: Incluye la información general del informe: empresa, periodo exportado, fecha de exportación, número total de registros, horas trabajadas, días trabajados, horas esperadas y diferencia total respecto a las horas esperadas.
Cuando no hay datos para exportar
Si el periodo seleccionado no contiene fichajes para los empleados indicados, Billivo Time no genera un informe vacío. En pantalla aparecerá el mensaje «No hay datos para exportar».
En ese caso:
- Revisa las fechas seleccionadas en «Desde» y «Hasta».
- Comprueba el empleado seleccionado en el filtro «Empleados».
- Amplía el periodo o selecciona «Todos los empleados» si quieres consultar un conjunto mayor de datos.
Protección de los datos del informe
El archivo Excel puede contener datos personales de los empleados, como su nombre, horario y, si la empresa tiene activada la geolocalización, el lugar en el que se realizó el fichaje.
Nota: Trata el archivo conforme a la normativa de protección de datos aplicable en tu empresa. Compártelo únicamente con las personas que necesiten acceder a esta información y elimínalo cuando ya no sea necesario conservarlo.