Los usuarios de Portes son personas, por ejemplo tus conductores, que acceden a Billivo con su propio correo y contraseña para crear sus portes y generar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), sin ver el resto de tu facturación.
En esta guía te explicamos qué pueden hacer, cómo darlos de alta y cómo eliminarlos.
Qué puede hacer un usuario de Portes
- Solo ve el apartado Portes: no accede a Inicio, Facturas, Clientes ni Catálogo.
- Solo ve los portes que ha creado él mismo. Tu empresa ve todos los portes.
- Al crear un porte, el transportista se rellena con su nombre y su DNI / NIF. El cargador siempre lo escribe a mano, porque no tiene acceso a tu lista de clientes.
- Puede descargar sus DeCA y enviarlos por correo.
Importante: el transportista que figura en el DeCA debe ser quien realmente lleve la carga, y no se puede cambiar después de generar el documento. Por eso conviene que cada conductor tenga su propio usuario de Portes y genere sus propios DeCA.
Antes de empezar
- Solo tu empresa puede gestionar los usuarios de Portes: un usuario de Portes no puede crear otros.
- El número de usuarios que puedes tener depende de tu plan. Consulta los planes.
- El correo del nuevo usuario no puede pertenecer a una cuenta de Billivo que ya exista ni a otro usuario de Portes de tu empresa.
Cómo añadir un usuario de Portes
Paso 1: Accede a los ajustes de Portes
En el menú lateral, haz clic en “Portes”. En el panel Acciones rápidas de la derecha, debajo de “Nuevo porte”, haz clic en “Ajustes”. Se abrirá la pantalla Usuarios de Portes.
Paso 2: Rellena los datos del usuario
Haz clic en “Añadir usuario”, en el panel Acciones rápidas de la parte superior derecha, y rellena el formulario. Todos los campos son obligatorios:
- Correo electrónico: el que usará para acceder a Billivo.
- Nombre y Apellido.
- DNI / NIF: se usará como transportista en los portes que cree.
Haz clic en “Guardar”. Si falta algún dato, verás el aviso “Completa los campos obligatorios”.
Paso 3: Entrega la contraseña temporal
Al guardar, Billivo mostrará una Contraseña temporal junto al mensaje “Compártesela con el usuario para que pueda acceder. Tendrá que cambiarla en su primer inicio de sesión.”
- Haz clic en la contraseña para copiarla. Verás el mensaje “Contraseña copiada”.
- Envíasela al usuario por un medio seguro.
- Haz clic en “Cerrar” cuando la hayas copiado.
En su primer inicio de sesión, el usuario tendrá que cambiar la contraseña temporal por una propia.
Cómo eliminar un usuario de Portes
Paso 1: Localiza el usuario
En la pantalla Usuarios de Portes, busca la tarjeta del usuario y haz clic en el icono de la papelera.
Paso 2: Confirma la eliminación
Confirma el aviso “¿Seguro que quieres eliminar a [nombre del usuario]?”. Verás el mensaje “Usuario eliminado correctamente”.
Al eliminarlo, el usuario pierde el acceso, pero los portes que había creado siguen en tu empresa. Si más adelante vuelves a añadir el mismo correo, se reactivará su acceso con una nueva contraseña temporal.
Avisos que puedes encontrar
- “Has alcanzado el número máximo de usuarios de Portes de tu plan.” Has llegado al límite de usuarios de tu plan.
- “Este email ya tiene una cuenta Billivo propia. No puede ser usuario de Portes.” Esa dirección ya se usa en una cuenta de Billivo. Utiliza otra.
- “Este email ya es usuario de Portes de esta empresa.” Ya habías dado de alta a ese usuario.
🔍 Consulta la guía «Cómo crear un porte y generar su DeCA» para ver cómo se crean los portes.