Con Portes puedes generar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) de tus transportes de mercancías de forma rápida y sin papeles. Indica quién carga, quién transporta, la ruta, la mercancía y el vehículo, y Billivo creará un PDF con el DeCA, con un código QR para verificar el documento, listo para descargar o enviar por correo.
En esta guía te explicamos, paso a paso, cómo crear un porte y generar su DeCA desde la web o desde la app móvil.
Antes de empezar
- Portes está disponible en los planes de pago. Con el plan Free no se pueden crear portes nuevos, pero sí consultar y descargar los que ya existan.
- Pueden crear portes tu empresa y los usuarios de Portes que hayas dado de alta, por ejemplo, tus conductores.
🔍 Consulta la guía «Cómo crear usuarios de Portes» para saber cómo darlos de alta.
Cómo crear un porte
Paso 1: Accede a Portes
- En la web: haz clic en “Portes” en el menú lateral.
- En la app móvil: toca la pestaña “Más” y, en el menú que se abre, elige “Portes”.
Verás el listado de tus portes. Si todavía no has creado ninguno, aparecerá el mensaje “Aún no hay portes”.
Paso 2: Inicia un porte nuevo
- En el ordenador: haz clic en “Nuevo porte”, en el panel Acciones rápidas de la derecha.
- En el móvil o en pantallas pequeñas: toca el botón flotante “+”.
- Si el listado está vacío, también puedes usar el botón “Nuevo porte” que aparece en el centro de la pantalla.
Se abrirá el asistente Nuevo porte, que tiene tres pasos: Cargador y transportista, Ruta y mercancía y Resumen. Billivo comprobará que no falte ningún campo obligatorio antes de dejarte avanzar.
Paso 3: Indica el cargador
El cargador es la persona o empresa que entrega la mercancía. Puedes indicarlo de dos maneras:
- Cliente existente: abre el desplegable “Selecciona un cliente” y elige uno de tus clientes. Billivo rellenará su nombre, su NIF y su domicilio. El NIF es obligatorio y no se puede modificar aquí: si tu cliente no tiene el NIF guardado, usa la opción Manual.
- Manual: escribe tú los datos. Rellena Nombre del cargador y NIF del cargador (obligatorios) y, si quieres, el Domicilio del cargador. El NIF se escribe en mayúsculas automáticamente.
Importante: si cambias de Cliente existente a Manual, se borrarán los datos del cargador para que los escribas desde cero. Los usuarios de Portes siempre escriben el cargador a mano, porque no tienen acceso a la lista de clientes.
Paso 4: Revisa el transportista
Billivo rellena el transportista con los datos de tu empresa o, si eres usuario de Portes, con tu nombre y tu DNI / NIF. Puedes cambiarlos si hace falta.
- Transportista: nombre o razón social de quien realizará el transporte (obligatorio).
- NIF del transportista: NIF o DNI de quien realizará el transporte (obligatorio).
- Fecha del transporte: por defecto es la de hoy. Haz clic en el campo para elegir otra fecha en el calendario.
Importante: el transportista debe ser la persona o empresa que realmente vaya a llevar la carga. Una vez generado el DeCA no podrás cambiarlo, así que, si cambia quien hace el transporte, tendrás que crear un porte nuevo.
Cuando termines, haz clic en “Continuar”.
Paso 5: Indica la ruta y la mercancía
- Origen: lugar de salida, por ejemplo, “Almacén central, Madrid” (obligatorio).
- Destino: lugar de entrega, por ejemplo, “Polígono Sur, Valencia” (obligatorio).
- Mercancía: descripción de lo que se transporta, por ejemplo, “Palets de material de construcción” (obligatorio).
- Peso (kg): peso aproximado de la carga. Es opcional y solo admite números.
Paso 6: Añade el vehículo y las observaciones
- Matrícula: matrícula del vehículo (obligatoria). Se escribe en mayúsculas automáticamente.
- Matrícula del remolque: es opcional. Déjala en blanco si no hay remolque.
- Observaciones: cualquier información adicional que quieras que figure en el documento. Es opcional.
Haz clic en “Continuar” para ir al resumen. Si falta algún campo obligatorio, verás el aviso “Completa los campos obligatorios” debajo del campo correspondiente. El aviso desaparece en cuanto lo rellenas.
Cómo generar el DeCA
En el Resumen verás todos los datos que has introducido: cargador, transportista, fecha, origen, destino, mercancía, peso, matrícula y observaciones. Revísalos con calma antes de continuar.
Importante: al generar el DeCA, el porte queda bloqueado y no se podrá editar ni eliminar. Si algo no es correcto, usa el botón “Atrás” para corregirlo antes de generarlo.
Paso 1: Genera el documento
Haz clic en “Generar DeCA”.
Paso 2: Confirma la generación
Billivo te mostrará el aviso “Se creará el documento DeCA con estos datos. No podrás editarlo después. ¿Continuar?”. Haz clic en “Sí”.
Paso 3: Comprueba el resultado
Verás el mensaje “DeCA generado correctamente” y se abrirá el detalle del porte, desde donde puedes descargar el documento y enviarlo por correo.
🔍 Consulta la guía «Cómo descargar y enviar por correo el DeCA de un porte» para conocer todas las opciones.
Recomendaciones y avisos
- Billivo no comprueba el formato del NIF ni de las matrículas. Revisa que estén bien escritos antes de generar el documento.
- Si te has equivocado en un DeCA ya generado, crea un porte nuevo con los datos correctos.
- Si al generar el DeCA aparece un mensaje de error, revisa el listado antes de volver a intentarlo: puede que el porte se haya guardado en estado Borrador, y repetir la operación crearía un porte distinto. Si necesitas ayuda con ese borrador, contacta con soporte técnico.
- Un porte en Borrador no se puede descargar ni enviar por correo.