Cómo registrar un gasto

Billivo Gastos es una solución complementaria a Billivo Facturación en forma de aplicación diferenciada. 

🔍 Conoce más sobre Billivo Gastos en la pregunta frecuente «¿Qué es Billivo Gastos?»

La app extrae automáticamente los datos del ticket o factura (fecha, importe, IVA, proveedor…) mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), y guarda el documento original de forma íntegra y firmada digitalmente, lista para una inspección de Hacienda. Está disponible tanto para el perfil de empresa/administrador como para los empleados (usuarios secundarios), que solo ven y gestionan los gastos que ellos mismos suben. 

🔍 Conoce las diferencias entre perfiles en la pregunta frecuente «¿Qué diferencias hay entre el perfil de empresa y el perfil de empleado?.»

• Puedes subir dos tipos de documento: Ticket o Factura. 
• El formato de capturar la información depende del dispositivo utilizado: a través de la cámara en dispositivos móviles o importando el ticket o factura en formato PDF a través del navegador (web).  
• El tamaño máximo es de 6 MB para una foto y 8 MB para un PDF. 
• Un PDF puede tener como máximo 5 páginas; si tiene más, hay que subir cada documento por separado. 
• La foto o el documento deben tener resolución suficiente para una digitalización certificada (equivalente a 200 ppp), si la imagen es demasiado pequeña o borrosa, la app avisa y no deja continuar. 

La imagen original se conservará íntegra y sin modificaciones durante el periodo de conservación fiscal exigido por Hacienda (Orden EHA/962/2007). Podrás editar los datos detectados, pero la imagen no se alterará nunca. 

Opción móvil u opción navegador web 

Opción A: Desde el móvil: hacer una foto 

Primero de todo, descarga la aplicación de móvil (iOS (enlace) o Android (enlace)), para comenzar a escanear tus gastos. 

1. Abre la pestaña «Gastos» y pulsa el botón «+».  
2. Concede el permiso de cámara. La primera vez, la app te lo pedirá; sin permiso no podrás continuar. 
3. Encuadra el ticket o factura dentro del marco. Centra el documento y asegúrate de que este se ve entero y cuentas con buena iluminación. 
4. Pulsa «Hacer foto». El disparador captura la imagen a la máxima resolución posible del dispositivo. 
5. Ajusta el recorte. Arrastra las esquinas del recuadro para eliminar bordes o el fondo que no forme parte del documento. 
6. Ajusta el contraste si hace falta. Elige entre Normal, Mejorado o Alto si el texto se ve poco nítido. 
7. Pulsa «Enviar». o usa «Nueva foto» para repetir la captura, o «Recortar» para volver a ajustar el encuadre. 

Si al recortar la imagen queda demasiado pequeña, verás el aviso: «La foto tiene muy poca resolución para archivarla como digitalización certificada. Vuelve a hacerla más de cerca y con buena luz.» El botón de confirmar quedará bloqueado hasta que amplíes el recuadro. 

Opción B: Desde el navegador: importar un PDF 

En la versión web, haz click en el botón «+» (o «Importar PDF» en la barra lateral de Acciones rápidas) y se abrirá el selector de archivos de tu ordenador. 

• Pulsa «+» o «Importar PDF».  
• Selecciona el archivo PDF de tu ordenador. Solo se aceptan archivos con formato PDF; si eliges otro tipo de archivo, la app lo rechaza con el aviso «Solo se permiten archivos PDF». 
• Espera a que se cargue la vista previa. No es necesario realizar ningún recorte ni ajuste: se pasa directamente a la pantalla de revisión. 

Revisión de datos 

Revisa antes de confirmar (pantalla «Revisar gasto») 

Antes de procesar el documento, la app te muestra una última vista previa con estas opciones: 

• Cancelar: descarta la captura y vuelve al listado de gastos. 
• Nueva foto / Elegir otro: repite la captura o cambia el archivo importado. 
• Continuar: envía el documento para su lectura automática (OCR) y su archivado firmado. 

Si el PDF tiene varias páginas se archivará como un único documento (máximo 5 páginas por archivo). Si contiene varios gastos distintos, súbelos por separado. 

Revisa los datos detectados (pantalla «Resultado») 

Tras pulsar «Continuar», Billivo Expenses procesa el documento y te lleva a un formulario con los datos ya rellenados automáticamente. Revísalos y corrígelos antes de guardar. 

Indicador de confianza del OCR 

Junto al formulario aparece un aviso según la fiabilidad de la lectura automática: 

• Si aparece 80% o más significa confianza alta.  
• Si aparece entre 65% y 79%, significa confianza media. Comprueba que los datos sean correctos. 
• Si aparece menos de 65% significa confianza baja. Revisa todos los campos con atención antes de guardar. 

Si el OCR no puede leer el documento, el gasto se guarda igualmente con el documento original archivado y firmado, pero con los campos vacíos: verás el aviso «No pudimos leer el documento automáticamente. Completa los campos manualmente.» Simplemente rellena el formulario a mano y pulsa Guardar. 

Campos del formulario 

• Ticket o factura: Tipo de documento; una factura exige además NIF y nombre del proveedor y número de factura. 
• Fecha: Fecha del gasto. 
• Importe: Importe total del documento. 
• Moneda: Divisa del importe (por defecto EUR). 
• IVA: Puede añadirse un único tipo de IVA o varias líneas de IVA distintas con «Añadir tipo de IVA» si el documento desglosa varios tipos. 
• Número de factura: Obligatorio solo si el documento es una factura. 
• Nombre y NIF del comercio/proveedor: Quién emite el documento. 
• Dirección del comercio/proveedor: Dirección fiscal del emisor, si el documento la incluye. 
• Categoría: Comidas, Transporte, Oficina, Suministros u Otros. 
• Forma de pago: Tarjeta, Efectivo, Transferencia u Otro. 
• Descripción: Información adicional opcional. 
• Datos del destinatario: Nombre/razón social, NIF y dirección de tu empresa; se autocompletan desde tu perfil.  Si el ticket no identifica al destinatario, no podrás deducir el IVA sin tu NIF en esa sección: añade tus datos fiscales en «Datos del destinatario» si necesitas deducirlo. 

Si ya existe otra factura del mismo proveedor con idéntico número de factura, la app te avisa antes de guardar para evitar duplicados.