Cómo configurar centros de trabajo y modos de geolocalización 

Desde «Ubicaciones» puedes configurar cómo Billivo Time gestiona la ubicación de los empleados cuando fichan y definir los lugares de trabajo de tu empresa. 

La configuración se divide en dos partes: 

• Geolocalización: establece qué nivel de verificación de ubicación se aplica a todos los empleados.  

• Lugares de trabajo: permite crear los centros de la empresa y definir el radio en el que un fichaje se considera realizado en ese centro.  

Esta sección solo está disponible para cuentas de empresa o administrador. Los empleados no pueden acceder a ella. 

El modo de geolocalización puede configurarse tanto desde la aplicación móvil como desde la versión web. La creación y gestión de los lugares de trabajo está disponible únicamente desde la versión web. 

Acceder a Ubicaciones 

1. Accede a Billivo Time con una cuenta de empresa o administrador.  
2. Abre «Ajustes».  
3. Dentro del bloque «Empresa», pulsa «Ubicaciones».  

Desde esta pantalla puedes consultar y modificar el modo de geolocalización. 

Nota: Si accedes con un perfil de empleado, la opción «Ubicaciones» no aparece en «Ajustes». 

Configurar el modo de geolocalización 

En la parte superior de «Ubicaciones» encontrarás el apartado «Geolocalización».  Este ajuste determina cómo se solicita y registra la ubicación de los empleados al fichar y se aplica a toda la empresa. 

Puedes elegir entre tres modos: 

• Desactivada: Cuando la geolocalización está «Desactivada», Billivo Time no solicita la ubicación al empleado. El empleado puede fichar con normalidad y no se registra ninguna información de ubicación asociada al fichaje. 
• Alerta: Con el modo «Alerta», Billivo solicita la ubicación del empleado al fichar, pero la ubicación no impide completar el fichaje. Si el GPS sitúa al empleado dentro del radio de un centro de trabajo, el fichaje se asocia automáticamente a ese centro. Si está fuera de todos los centros, el fichaje se registra como remoto. Si Billivo no puede obtener la ubicación, el empleado puede indicar manualmente dónde está fichando. Esta ubicación queda registrada como declarada. 
• Estricta: Con el modo «Estricta», el fichaje requiere que el GPS confirme que el empleado está dentro del radio de un centro de trabajo activo. 

El fichaje no podrá completarse si: 

• El empleado está fuera del radio de todos los centros.  
• El dispositivo no permite obtener la ubicación.  
• El empleado ha denegado el permiso de ubicación.  

En este modo no existe la opción de declarar manualmente la ubicación. 

Cambiar el modo de geolocalización 

1. En «Ubicaciones», localiza el apartado «Geolocalización».  
2. Selecciona «Desactivada», «Alerta» o «Estricta».  

El cambio se guarda automáticamente. Mientras se aplica, aparecerá un indicador de carga junto a la opción seleccionada. Una vez guardado, Billivo mostrará un aviso de confirmación.  Si se produce un error durante el guardado, la aplicación mantendrá el modo anterior y mostrará un mensaje informativo. 

Nota: Antes de solicitar la ubicación de un empleado por primera vez, Billivo Time le mostrará la información correspondiente al tratamiento de este dato conforme al RGPD. 

Crear un lugar de trabajo 

Los lugares de trabajo son las ubicaciones físicas en las que puede trabajar tu equipo. Cada centro tiene un nombre, una ubicación y un radio de geolocalización. 

La gestión de los centros está disponible únicamente desde la versión web. 

1. Accede a «Ajustes» > «Ubicaciones» desde la versión web.  
2. Pulsa el botón «+» para crear un nuevo centro.  
3. En el formulario «Crear lugar de trabajo», introduce un nombre en «Nombre del lugar».  
4. En «Dirección», empieza a escribir la dirección del centro.  
5. Selecciona la dirección correcta entre las sugerencias que aparecen.   Al seleccionar una dirección, Billivo Time situará automáticamente el centro en el mapa y mostrará el radio alrededor de la ubicación. 
6. Selecciona el radio que quieres utilizar: 50 m, 100 m, 500 m o 1 km.  
7. Pulsa «Guardar» para crear el lugar de trabajo.  Si no quieres guardar el centro, pulsa «Cancelar». 

Nota: Para crear un lugar de trabajo es obligatorio indicar un nombre y seleccionar una ubicación válida mediante una dirección de las sugerencias. La dirección mostrada puede ser opcional una vez establecida la ubicación. 

Editar un lugar de trabajo 

Puedes modificar los datos de un centro existente desde la versión web. 

1. En «Ubicaciones», pulsa sobre el centro que quieres modificar.  
2. Se abrirá el formulario «Editar lugar de trabajo» con sus datos actuales.  
3. Modifica el nombre, la dirección, la ubicación o el radio según necesites.  
4. Pulsa «Guardar» para aplicar los cambios.  

Si seleccionas una nueva dirección, la ubicación del centro se actualizará en el mapa. 

Archivar un lugar de trabajo 

Cuando un centro deja de utilizarse, puedes archivarlo para que deje de estar disponible como ubicación de fichaje. 

1. Desde la versión web, localiza el centro que quieres archivar.  
2. Pulsa el icono de papelera de su tarjeta.  
3. Confirma la acción en el aviso «Archivar lugar de trabajo».  

El centro dejará de estar disponible para nuevos fichajes, pero se conservará la información de los fichajes anteriores asociados a él. 

Nota: Archivar un centro no elimina sus datos. Billivo Time conserva los registros históricos y permite restaurar el centro posteriormente. 

Restaurar un lugar de trabajo 

Los centros archivados no aparecen en el listado principal por defecto. 

Para volver a utilizarlos: 

1. Activa el interruptor para mostrar los centros archivados.  
2. Localiza el centro que quieres recuperar.  
3. Pulsa «Restaurar».  

El centro volverá a estar activo y podrá utilizarse para los fichajes según el modo de geolocalización configurado. 

Cómo afecta la configuración al fichaje 

El modo de geolocalización que configures determina qué verá y qué podrá hacer el empleado cuando fiche 

• Desactivada: El empleado ficha sin que se solicite ni registre su ubicación. 
• Alerta: Si está dentro de un centro, el fichaje se asocia automáticamente a él. Si está fuera, se registra como remoto. Si no se puede obtener el GPS, puede declarar manualmente su ubicación. 
• Estricta: El empleado solo puede fichar si el GPS confirma que está dentro del radio de un centro activo. No puede declarar la ubicación manualmente. 

Importante: Si utilizas el modo «Estricta», asegúrate de que todos los lugares donde trabaja tu equipo están configurados como centros de trabajo y tienen un radio adecuado. 

Si un empleado trabaja habitualmente fuera de los centros configurados, no podrá completar el fichaje mientras este modo esté activo. 

Gestión desde móvil y versión web 

La disponibilidad de las funciones depende del dispositivo: 

Nota: Desde la aplicación móvil puedes consultar los centros existentes, pero para crearlos, editarlos, archivarlos o restaurarlos debes acceder a Billivo Time desde la versión web.